Comment rédiger un courrier efficace en tant que secrétaire indépendante ?

La secrétaire indépendante doit être rapide dans ces tâches, entre autre, dans la rédaction de courriers car ils sont nombreux. Il existe quelques astuces simples pour bien présenter un courrier en un rien de temps, tout en respectant les normes de la correspondance professionnelle.

Les éléments indispensables d’un courrier

Un courrier doit comporter les éléments suivants :

• L’adresse de l’entreprise, en haut à gauche ou à droite du document.
• L’adresse du destinataire, en face de celle de l’entreprise, ou en dessous si elle est à droite.
• L’objet, qui résume le but du courrier en quelques mots, centré sous les adresses.
• Le lieu et la date, alignés à droite sous l’objet.
• La formule d’appel, qui s’adapte au destinataire (Madame, Monsieur, Cher client, etc.), suivie d’une virgule, à la ligne sous la date.
• Le corps du texte, qui développe le message du courrier en paragraphes aérés, justifiés ou alignés à gauche.
• La formule de politesse, qui clôt le courrier en exprimant le respect ou la considération du rédacteur, suivie d’une virgule, à la ligne sous le corps du texte.
• La signature, qui comprend le nom et la fonction du rédacteur, ainsi que son éventuelle signature manuscrite, alignés à droite sous la formule de politesse.

Comment aligner les éléments d’un courrier facilement ?

Pour gagner du temps, il est possible d’indiquer toutes les informations nécessaires sans se préoccuper de l’alignement. Tapez le tout côté gauche dans un premier temps :


Adresse de l'entreprise
Adresse du destinataire
Objet
Lieu et date
Madame, Monsieur,
Corps du texte
Signature


Une fois le texte saisi à gauche, vous sélectionnez l’adresse du destinataire puis vous faites un retrait avec la règle à 8 cm, c’est exactement la moitié de la zone dont vous disposez pour écrire. Vous répétez ensuite ce même retrait sur la date et la signature grâce à la touche de fonction F4 qui vous permet de répéter la dernière manipulation. Vous obtenez ainsi un courrier bien aligné, sans avoir à utiliser les tabulations ou les espaces.

Exemple de courrier rédigé avec cette méthode