Le Suivi Comptable Indépendant

La secrétaire comptable indépendante n’a pas beaucoup de champ d’actions. Elle n’est pas habilitée à gérer la comptabilité de la même manière que la secrétaire comptable appartenant à un cabinet comptable.

En indépendante, je prépare le dossier mensuel pour transmettre au cabinet. C’est une tâche indispensable pour que la déclaration de TVA soit bien faite le 24 du mois et c’est souvent fait « à la va vite » par l’entrepreneur qui manque de temps et qui est très pris par son métier sur le terrain.

Le suivi comptable est une tâche qui nécessite beaucoup de rigueur et de régularité. C’est pourquoi, j’ai eu envie de partager avec vous ma méthode et j’espère à la fois vous apporter un peu d’aide si besoin et également recevoir des conseils de votre part si ma méthode ne vous semble pas complète ou efficace.

Cela commence par un bon classement

Dossier « factures fournisseurs – A transmettre »

Les factures à envoyer au cabinet comptable (1 fois par semaine)

Dossier A PAYER

Factures déjà transmises au cabinet comptable mais restant dues. Je rappelle que pour la déclaration de TVA, c’est la date de la facture qui importe et non la date du paiement.

Dossier A POINTER

Factures déjà transmises au cabinet comptable et déjà réglées, à pointer avec le relevé bancaire. Le cabinet comptable le fera mais je préfère avoir mon propre suivi, cela permet d’anticiper les factures manquantes, les règlements manquants qui seront demandés en fin d’année pour finaliser le bilan.

Tableau Excel de suivi de compte:

Onglet mois par mois, dans lequel je copie/colle l’extraction Excel du relevé bancaire et qui me sert ensuite pour faire mon rapprochement bancaire.

Dossier mois par mois:

Dans lequel j’inclus :

Un sous-dossier « dépenses » avec les factures fournisseurs
Un sous-dossier « recettes » avec les factures clients
Extrait de comptes PDF
Avis d’effets domiciliés
Remises de chèques
Facture de commissions
Avis de virements des clients

LA PROCEDURE

1 fois par semaine (vendredi)

1-Classer et numériser les factures

Une fois numérisées, les enregistrer 2 fois, 1 fois dans « A transmettre » et une fois dans « à payer » ou dans « à pointer » selon si c’est réglé ou pas. Les factures papiers sont à classer par mois. Si elles sont numérisées, il n’y a pas vraiment utilité de les conserver mais c’est une précaution supplémentaire.

2-Accès compte bancaire pour

Sortir l’extrait de compte Excel de la semaine.
Sortir les Effets domiciliés, factures de commissions et remises de chèques
Effectuer les règlements.
Vérifier les règlements clients.

3-Dossier « A pointer »

Pointer les factures avec le relevé hebdomadaire.

4-Dossier "A transmettre" :

Envoyer les factures reçues cette semaine au cabinet comptable.

1 fois par mois (entre le 5 et le 10 du mois) : accéder au compte bancaire pour sortir l'extrait de compte PDF du mois terminé.