L'appel téléphonique : La porte d'entrée vers votre entreprise

Lorsqu'un client potentiel appelle votre entreprise, il est essentiel de considérer cet appel téléphonique comme une porte d'entrée vers votre entreprise. C'est une occasion unique de créer une première impression positive et de fournir un excellent service dès le premier contact.

Soyez réactif

La rapidité est primordiale lorsqu'il s'agit de répondre aux appels téléphoniques. Les clients apprécient une réponse rapide et professionnelle. Assurez-vous que quelqu'un est toujours disponible pour répondre aux appels, ou que les appels sont redirigés vers un répondeur professionnel, s'il est impossible de répondre immédiatement.

Accueillez chaleureusement les appelants

Dès que vous décrochez, accueillez l'appelant avec un sourire dans votre voix. Un ton amical et accueillant mettra immédiatement le client potentiel à l'aise et créera une atmosphère positive.

Identifiez-vous et l'entreprise

Présentez-vous et identifiez l'entreprise dès le début de l'appel. Cela permet à l'appelant de savoir à qui il parle et à quelle entreprise il est connecté.

Écoutez activement

Prêtez une attention particulière aux besoins de l'appelant. Écoutez attentivement ce qu'il dit et posez des questions pertinentes pour mieux comprendre ses besoins. La capacité d'écoute active montre à l'appelant que vous vous souciez de ses préoccupations.

Soyez informatif

Fournissez des informations claires et concises en réponse aux questions de l'appelant. Soyez prêt à donner des détails sur les produits, services ou processus de l'entreprise, si nécessaire.

Traitez les appels avec professionnalisme

Même si vous êtes occupé ou pressé, traitez chaque appel avec professionnalisme et respect. Restez calme et poli, et évitez de montrer de l'impatience ou de l’irritation.

Prenez des notes

Prenez des notes pendant l'appel, en notant les informations importantes et les demandes spécifiques du client. Cela vous aidera à vous souvenir des détails importants et à suivre les demandes ultérieurement.

Suivez les appels manqués

Si vous manquez un appel, assurez-vous de rappeler rapidement l'appelant pour lui offrir un suivi personnalisé. La proactivité dans le suivi montre votre engagement envers la satisfaction du client.

En tant que secrétaire indépendante, je passe et je reçois de nombreux appels téléphoniques pour mon entreprise ou pour celle de mes clients, il est donc crucial de le considérer comme une occasion de créer une impression positive et de fournir un excellent service dès le premier contact.

Et restez souriant !